南部县人大常委会机关公文处理办法


自身建设 南部人大 加入时间:2007-11-21 10:28:55  

 
南部县人大常委会机关公文处理办法
 
为加强县人大常委会(以下简称常委会)机关公文处理工作,提高办文质量和工作效率,根据全国人大常委会办公厅《人大机关公文处理办法》,结合机关工作实际,制定本办法。
一、公文种类
人大机关的公文种类主要有:公告,决议,决定,实施办法,议案,建议、批评和意见,请示,批复,报告,通知,通报,函,意见,会议纪要等。
公告 适用于发布重要事项。  
决议 适用于经会议审议或讨论通过的重要事项。  
决定 适用于对重要事项做出的决策和安排。   
议案 适用于根据法律规定,依据法定程序,提案人向人大及其常委会提请审议的事项。
建议、批评和意见 适用于人大代表向人大及其常委会提出,由常委会的办事机构交由有关机关、组织研究处理并负责答复的事项。  
请示  适用于请求指示、批准事项。  
批复   适用于答复请示事项。
报告   适用于汇报工作、反映情况、提出建议等。  
通知 适用于传达指示,转发公文,传达需要办理、执行或周知的事项,任免人员等。  
通报 适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。  
  适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题;向有关主管部门提出请求事项等。  
意见 适用于对议案或重要问题提出见解和处理办法等。  
会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项。
二、公文格式
人大机关公文,一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、主题词、抄送机关、印制版记等部分组成。
(一)秘密等级和保密期限 涉密公文应分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”,标注于公文首页发文机关标识右上方。“绝密”、“机密”级公文还应在公文首页左上方标明份数、序号。
(二)紧急程度 紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急件”、“急件”;紧急电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
(三)发文机关标识 即版头,由发文机关全称或者规范化简称组成,也可由发文机关全称或规范化简称加“文件”组成。联合行文,主办机关名称应排列在前,或者按照规范顺序排列。
(四)发文字号 由发文机关代字、年份、序号组成。发文字号应排列于发文机关标识之下,横线之上居中处。联合行文的,只标明主办机关发文字号。横线中央不嵌五星。
1.以常委会名义行文的公文的发文字号分别用“南人发〔20××〕×号”、“南人函〔20××〕×号”等;以党组名义行文的公文的发文字号分别用“南人组〔20××〕×号”、“南人组函〔20××〕×号”;以主任会议名义行文的公文的发文字号用“南人主〔20××〕×号”等。
2.以办公室名义行文的公文的发文字号分别用“南人办〔20××〕×号”、“南人办函〔20××〕×号”等。
3.公告、常委会会议纪要、主任会议纪要等用专用版头。
(五)签发人 上报公文应当在发文字号右侧标注“签发人”,由发文机关的领导审批签字。
六)标题 公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容,并标明公文的种类。由发文机关全称(或规范化简称)、主要内容和文种组成,也可以由主要内容和文种组成。位于主送机关或者正文之上居中排列。
(七)主送机关 指主要受理公文的机关。应当用全称或者规范化简称,位于正文上方,顶格排列。有些公文(如决议、决定、公报、通报、公告、会议纪要等)不需列出主送机关,但必须在文尾注明发文范围。
(八)正文 公文的主体,用来表述公文的内容,位于标题或者主送机关下方。
(九)附件 公文附件,应当注明顺序号和名称。位于正文之后,发文机关署名之前。
(十)发文机关署名 发文机关应当写全称或规范化简称。
(十一)成文日期 应当以领导签发的日期为准;联合行文,以最后签发机关领导的签发日期为准。决议、决定以会议通过的时间为准。传真以传出日期为准。成文日期用阿拉伯数字标写。
(十二)加盖印章 公文中有发文机关署名的(含联合发文),应当加盖发文机关印章。印章必须与署名相符。
(十三)主题词  主题词的标注,应当符合公文主题词标注的各项规则。位于公文末页,抄送单位之上,用黑线隔开。
主题词表找不到反映文件主题的词时,可自行编排主题词,并在后面加“△”符号,以示区别
(十四)抄送单位 指除主送机关以外的其他需要告知的上下级、同级或不相隶属机关。
(十五)印制版记 指除公文制发机关名称、印发日期组成,位于公文末页下端。印发日期应当用阿拉伯数字书写。
(十六)公文用纸  一般为A4型(210mm×297mm),左侧装订,页边距上、下、左、右分别为3.7cm、3.5cm、2.7cm、2.7cm。
公告用纸大小,根据实际需要确定。
公文标准印刷字号通常情况下,标题用2号(或小2号)标宋体字,主送机关、正文用3号仿宋体字。文中小标题,按结构层次,第一层次用3号黑体字,第二层次用3号楷体字,附件、发文机关署名、抄送单位用3号仿宋体字。主题词用3号黑体字。
公文每一页排22行,每行排28个字。
三、行文关系
(一)行文关系应当根据隶属关系和职权范围确定。请示和报告一般不得越级,如遇特殊情况必须越级行文时,应当抄送被越过的上级机关。
(二)对外行文一般主送一个机关;如果是普发或需报其它相关机关,则用“抄送”形式报送。
抄送范围如涉及上、下级或不相隶属的机关,应按顺序排列;抄送范围如涉及各方面机关,一般按党委、人大、政府、政协、人武部、纪委、法院、检察院和有关部门排列。抄送单位分系统、分级别分别用逗号和顿号相隔。
(三)常委会可向县人民政府、县人民法院、县人民检察院,以及县人民政府所属部门和政府系统垂直管理部门行文;可向常委会组成人员及常委会办事机构行文;可向乡镇人大主席团、人民政府行文;可向代表小组和县人大代表行文。
常委会党组可向县委、县纪委,以及县委各部门行文。
主任会议除会议纪要、通知、函外,原则上不对外行文。
(四)办公室为了传达常委会、主任会议议定的事项,可向县人民政府、县人民法院、县人民检察院以及县人民政府所属部门和政府系统垂直管理部门行文;可向常委会组成人员和常委会其他办事机构行文;可向乡镇人大主席团、人民政府行文;可向代表小组和县人大代表行文;必要时可与有关单位联合行文。
(五)常委会、常委会党组、常委会办公室可向相隶属或不相隶属的机关发函。
(六)各工作委员会原则上不能对外行文。
四、公文制发程序
公文的制发程序一般包括拟稿、核稿、签发、编号、印制、盖章、分发等。
(一)拟稿
1.草拟各种公文,应填写发文审签稿纸,放在公文之前。
2.综合性公文一般由办公室负责拟稿,专门性公文由常委会有关办事机构拟稿。
3.拟稿注意事项:
(1)符合宪法、法律、法规和党的路线、方针、政策。
(2)事由清楚,观点明确,条理清晰,表述准确,力求简短。
(3)公文中的年月日、人名、地名、单位名、文件名、事物名等,一般不用简称;确需使用简称,应使用规范化简称,并加括号说明。
(4)结构层次按以下顺序排列:第一层次为“一、”,第二层次为“(一)”,第三层次为“1.”,第四层次为“(1)”。
(5)引用公文应先引标题,后引发文号。引公文标题用书名号“《》”,如:《南部县人大常委会关于××的决定》;引发文字号用小括号“()”,如:(南人发〔20××〕×号)。
(6)凡拟写具有秘密内容的公文,必须严格按保密规定执行,划定并标明秘密等级。
(二)核稿
1.办公室人秘股负责对文稿进行初核。
核稿的重点是:行文是否规范;公文标题及文种使用是否准确;发文范围是否妥当;主题词的选用是否适当;公文格式是否符合要求等。
2.公文送领导签发前,应由办公室负责人审核。
审核的重点是:行文是否必要,是否符合行文规则;标题及文种是否准确;内容是否符合国家宪法、法律、法规和党的路线、方针、政策及有关规定,是否与本机关正在生效的公文有矛盾;是否需要与有关部门协商会签;情况是否属实,所提办法和措施是否具体、切实、可行;语言表达是否符合语法规范,引文是否准确;主题词是否适当;主抄送单位是否全面准确;公文格式是否正确等。
3. 核稿时,对不成熟或需作大量修改的文稿,一般退回改写;核稿人和拟稿人意见不一致的,应报请办公室主任或常委会分管副主任决定。
(三)签发
各类公文必须经有关领导审定签发。签发时,签发人应当签署意见,并写上姓名和签发时间。
1.以常委会文件或主任会议文件印发的公文,在有关工作分管领导会签后,由常委会主任或常务副主任签发。
2.常委会党组公文文稿由常委会党组书记签发。
3.以办公室文件印发的公文,由办公室主任签发,涉及重大问题的由常委会常务副主任或主任签发。
4.公文的审核和签发,不能越级送审;未经签发的,不能付印发送。
(四)编号
文稿经签发后,由办公室人秘股登记、编号,确定发文份数。
(五)印制
1.公文印制由办公室人秘股负责安排。
2.印制的公文由承办委、室负责校对。清样付印前,承办人须在发文稿纸校对人栏内签字。校对中需作变动的,须征得核稿人和签发人同意,并在原稿上予以更改。
3.在机关文印室印制的公文,由承办委、室负责装订。在机关外印制的公文,由承办委、室负责对装订情况进行检查。
4.各委、室复印一般文件要进行登记,写明分发范围和份数。复印机密文件要经发文机关批准,并严格控制复印数量和发放范围。严格执行密码电报、绝密文件不准复印的规定。
(六)盖章
公文印制完毕后,除会议纪要、印制有特制版头的普发性公文、电报等公文外应加盖公章;联合下发的文件,联合发文机关均需盖章。
盖章由承办委、室负责在人秘股办理。盖章应出示领导签审件,没有领导签审件,原则上不得盖章。
盖章应端正盖在成文日期的上方,骑年盖月,上不压正文。加盖印章页必须有正文,当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应采取调整行距、字距的措施解决,务使印章与正文同处一面,不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
(七)分发
公文加盖公章后,由人秘股负责分发。
公文分发按照一日一发、急件急办的原则办理,办理时间原则上不能超过2个工作日。
(八)时限
决议、决定、意见、会议纪要等,应在该次常委会会议、主任会议和视察活动结束后10日内完成拟稿、核稿、签发、编发、印制、盖章和分发等全过程。
五、收文处理程序
收文处理程序一般包括签收、拆封、登记、拟办、传阅、承办、催办、归档等。
(一)签收
送常委会和办公室、各工作委员会的文、电、函件、传真,由办公室人秘股统一签收。
(二)拆封
1.送常委会和办公室的公文,由办公室人秘股负责拆封,并填写“收文处理专用纸”。
2.写明常委会领导收的信件交由领导本人拆封。
3.写明各工作委员会收的信件,由各工作委员会拆封。
(三)登记
按来文机关分级分类登记编号。凡相隶属的上级机关和同级党委、政府的文件、内部刊物、传真电报、材料和下级机关报送的请示、报告等均应进行登记;信访材料一般由人秘股登记。一些事务性的、一般性的通知、出版物、简报、统计资料等可不登记。
(四)拟办
文件登记后,由人秘股送办公室主任或副主任提出拟办意见。
(五)传阅
按照拟办意见和领导批示,及时送有关领导和人员传阅,急件应急送;并随时掌握文件去向,以免漏传、误传和延误。
传阅顺序应先送主管领导、分管领导和承办人员,后送其他领导和有关人员,阅后要签字。
阅件人在收到文件后,阅批时间一般不超过2个工作日。阅件人在阅文后,应在阅文单上签上姓名和阅文时间。
密级文件原则上不过夜。
(六)承办
1.原则上按分工归口办理。对领导有具体批示的,按批示办理;没有批示的,按文件精神或有关规定办理;一时难以办理的,应向来文单位或有关领导说明情况。
2.公文办理后应在“收文处理专用纸”上注明办理情况和结果,并将办理情况和结果告知有关领导和相关委室。
3.需两个以上常委会办事机构联合办理的,主办办事机构应及时协商办理。
(七)催办
催办一般由办公室承担。属于工作委员会转办的,由相关工作委员会催办。对于急件、要件应重点催办,并及时将办理情况向有关领导汇报。
(八)归档
1.纸质公文归档依照《南部县人大常委会机关档案管理办法》管理。
2.公文的电子文稿应在印发后由拟稿人上传至办公室专门文件包,路径为:网上邻居\msk\E盘\上传文件包”;由人秘股负责存入相应的文件包,严禁乱存乱放。
六、附则
(一)县人民代表大会会议召开期间所涉及的公文和材料的处理办法,按照大会秘书处分工安排执行。
(二)电子公文处理、规范性文件的备案审查程序另行规定。
(三)本办法由县人大常委会主任会议负责解释。
(四)本办法自通过之日起施行。
 
 
上一条:南部县人大常委会办事机构工作职责
下一条:南部人大网站管理暂行办法

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